هل خرجت من عادة إرسال البريد الحلزون والتأكيد على الفعل البسيط لمعالجة مغلف؟ هذا ما يحدث عندما لا تقوم بذلك منذ فترة ، لكن لا تدع هذا يمنعك من وضع قلم على ورق وإرسال شيء يتطلب ختمًا.
من المهم وضع عناوين المستلم والمرسل المقصودة في الأماكن الصحيحة على الظرف. تحقق مرة أخرى من عنوان المستلم للتأكد من أن لديك العنوان الصحيح.
سواء كنت تمارس نشاطًا تجاريًا من خلال الخدمة البريدية أو ترسل رسالة حب إلى شخص ما ، فأنت بحاجة إلى معرفة الطريقة المناسبة لمعالجة الظرف. في بعض الأحيان تكون هناك حاجة لإرسال مراسلات تجارية مطبوعة عبر البريد. في حين أن إرسال الرسائل وشكر الملاحظات عبر البريد الإلكتروني أصبح مقبولًا ، فمن الأفضل أن ترسل الآداب رسالة مكتوبة بخط اليد.
خطوات بسيطة
في بعض الحالات ، من الجيد إرسال بريد إلكتروني ، ولكن هناك مناسبات عندما تريد استخدام طريقة المراسلات القديمة. سواء كنت ترسل دعوة عبر البريد أو شكرًا لك أو رسالة ، ستحتاج إلى تضمين بعض المعلومات الأساسية على الظرف لضمان وصولها إلى وجهتها في الوقت المناسب.
معالجة المغلف ليست صعبة إذا فهمت بعض الأساسيات. يحتاج USPS إلى معرفة الوجهة وكذلك من أين تأتي رسالة البريد في حالة وجود مشكلة في التسليم ويجب أن تعاد.
الغرض من وجود إرشادات لمعالجة الظرف هو تسهيل عمل عمال البريد في فرز البريد وتسليمه. إذا أصبحت مبدعًا للغاية ، فسوف تبطئ شركة النقل وقد تخاطر حتى بإدخال خطابك إلى العنوان الخطأ. يرجى حفظ إبداعك لما هو في الداخل من أجل USPS.
تأكد أيضًا من الكتابة بوضوح لجعل العنوان سهل القراءة. يمكن أن يؤدي استخدام الخط المسنن أو الخط المائل إلى الضغط على عيون الناقل.
المبادئ التوجيهية العامة لبريد الولايات المتحدة
في معظم الأوقات ، يمكنك الرجوع إلى القواعد العامة الموصى بها لمعالجة مغلفك ، سواء كنت ترسل خطابًا تجاريًا أو رسالة شكر. في الزاوية العلوية اليسرى ، ستحتاج إلى اسم المرسل في السطر العلوي وعنوان الشارع أو مكتب البريد في السطر الثاني والمدينة والدولة والرمز البريدي في السطر الثالث.
في وسط الظرف ، يجب وضع اسم المستلم المقصود في السطر العلوي وعنوانه أو عنوان الشارع الخاص بها في السطر التالي والمدينة والدولة والرمز البريدي في السطر الثالث - بالضبط كيف تكتب المرسل معلومات. ومع ذلك ، قد تحتاج إلى سطر إضافي لاسم الشركة أو وحدة العنوان مثل رقم الشقة أو الجناح.
سترغب في إضافة أي عناوين مثل "Dr." أو "السيدة" إذا كنت تعلم أن المستلم يفضل معالجته على هذا النحو. يجب عليك القيام بذلك أيضًا عند الإرسال إلى شخص مسن أو شخص ما في وضع يسمح له بإظهار الاحترام.
في بعض الحالات ، مثل عندما تعيش المرأة بمفردها ، يفضل الناس عدم وجود أسماءهم الكاملة الكاملة على السطح الخارجي للمغلف. يمكنك استخدام حرف أولي ، مثل "M. Peabody". هذا يجعل الاسم أقل جنسًا وقد يعطي الشخص شعورًا أكثر أمانًا بعدم الكشف عن هويته.
إذا كان المتلقي يقيم مؤقتًا في منزل شخص آخر أو إذا كنت قلقًا من أن USPS قد لا يقوم بتسليم البريد باسم غير مألوف ، فيمكنك إضافة ملاحظة أسفل اسم المستلم تفيد بأن هذا يعتني بشخص يعيش في هذا العنوان. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام "C / O John Smith" على السطر الموجود أسفل "Mildred Thomas".
قواعد رسالة الأعمال
عند إرسال خطاب عمل ، ستحتاج إلى الحفاظ على قواعد السلوك المهني طوال العملية بأكملها. ابدأ بالإرشادات العامة وأضف بضع معلومات إضافية.
بعد اسم المستلم ، أضف مركزه أو منصبها ، مثل "مدير التسويق". حاول القيام بذلك على نفس السطر مثل الاسم ، ولكن إذا لم يكن هناك مساحة كافية ، فيمكنك نقل العنوان لأسفل إلى السطر التالي.
أسفل ذلك ، أضف اسم الشركة ، متبوعًا بالعنوان كما هو موضح في الإرشادات العامة أعلاه. إذا كنت غير متأكد من اسم المستلم ، فيمكنك كتابة "Attn: Director of Marketing".
البريد إلى المنشآت العسكرية في الخارج
عندما ترسل خطابًا إلى شخص في الجيش المتمركز في الخارج ، استخدم نفس الإرشادات العامة مع بعض الإضافات. سترغب في إضافة رتبة المستلم والاسم الكامل. يجب أن يكون رقم الوحدة أو السرب في السطر الثاني.
يجب أن يتضمن السطر التالي APO أو FPO ، وفقًا للمكان الذي يتمركز فيه الشخص ، يليه اختصار المنطقة. يجب أن يتضمن السطر الأخير اسم أو اختصار البلد بالحروف الكبيرة. قم دائمًا بإضافة الرمز البريدي الكامل للتأكد من وصوله إلى الوجهة المقصودة.
قواعد عنوان المراسلة إلى الدول الأخرى
القواعد العامة لمعالجة مغلف للوجهات الأوروبية أو الخارج الأخرى متشابهة. ابدأ باسم المستلم وعنوانه في السطر الأول ، متبوعًا بعنوان الشارع في السطر الثاني ، المدينة ، المقاطعة ، والدولة مع الرمز البريدي في السطر التالي. يجب أن يكون السطر الأخير اسم البلد في جميع الأحرف الاستهلالية. أسفل عنوان المرسل الخاص بك ، يجب عليك تضمين "USA"